Conseils pour une visioconférence efficace

Les pré-requis d’une bonne visioconférence

La partie la plus importante de la visioconférence est d’avoir une bonne connexion Internet, stable et rapide. Si la connexion est mauvaise, cela affectera les images et la qualité du son. Lorsque vous organisez une visioconférence, il est important de choisir le meilleur logiciel de visioconférence, afin de faciliter une bonne communication professionnelle. Habillez-vous de manière appropriée pour votre visioconférence, car il s’agit d’un cadre formel et vous représentez votre organisation.

Envoyez un ordre du jour aux participants pour les préparer à la conférence, ils doivent comprendre l’objectif de la réunion. Éliminez toutes les distractions qui pourraient entraver le bon déroulement de votre visioconférence, notamment devant votre caméra.

Gardez les fuseaux horaires à l’esprit lorsque vous invitez des personnes à la conférence, et choisissez une heure qui convient à tout le monde. Permettez à vos invités de parler individuellement et évitez de parler en même temps. N’oubliez pas de prononcer votre discours de bienvenue au début de votre visioconférence.

Pratiques une visioconférence efficace

Avant la réunion, testez en amont toutes les connexions de votre réunion pour vous assurer qu’il n’y aura pas de perturbations pendant la visioconférence. Pour les réunions anglophones, si l’équipe est internationale, assurez-vous de disposer d’un traducteur ou d’un interprète pour dissiper les confusions qui pourraient survenir lors de votre conférence.

Vérifiez les connexions de visioconférence en ligne quelques minutes avant le début de la réunion, si possible. Créez un plan de communication de secours, au cas où vous auriez des difficultés à vous connecter avec les participants à distance. Pendant la réunion, vérifiez que tous les participants peuvent s’entendre et se voir. Assurez-vous que tous les microphones de la visioconférence sont connectés pour pouvoir entendre tous les intervenants.

Veillez à ce que l’éclairage et l’espace de la salle ne perturbent pas la visibilité des participants, évitez les contre-jours des fenêtres et des lampes autour de vous. Demandez aux participants de mettre leur micro en sourdine lorsqu’ils ne parlent pas afin d’éviter les perturbations, en particulier si le lieu où ils se trouvent est excessivement bruyant.

Animateur de visioconférence

L’animateur de la réunion est souvent, mais pas toujours, la personne qui a organisé la réunion vidéo, et il est responsable de quelques aspects, notamment de s’assurer qu’il commence la réunion par un discours de bienvenue en anglais. Il doit fournir un ordre du jour aux participants qui sont invités, lequel doit contenir les résultats prévus et l’aperçu des sujets à discuter.

Il doit établir et énoncer les repères visuels et verbaux pour les participants. Par exemple, s’ils veulent prendre la parole, ils peuvent lever la main ou faire un signe de la main.

Dans les réunions anglophones, l’animateur doit s’assurer qu’il y a un bon flux de compréhension entre les participants et que tous les participants, de tous les sites, s’engagent dans la discussion pour répondre aux objectifs de la réunion.

L’animateur doit préciser que les conversations annexes et toute activité susceptible de perturber le bon déroulement de la réunion sont interdites pendant la visioconférence.